Zaman Yönetimi — Kişisel Gelişim

İyi Öğrenenler Değil, İyi Uygulayanlar Başarır!

Bu makaleyi kendi zamanımı yönetmek istediğim için aldığım notlardan yola çıkarak yazdım. Umarım size de bir faydası olur. ❤

Zaman Yatırımı ve Yönetimi

Bir kurs’a kayıt olduk veya bir ders çalışıyoruz. Beklentilerimizi ve bize olan yararlarını yazmamız gereklidir. Bunu yaparken zamanını aktif kullanır ve zaman yatırımını yapmış oluruz.

Zaman yönetiminde planlamanın önemi çok büyüktür. Beyninize planı yedirebilirseniz zamanı algılamanız daha olası olacaktır. Bu sebep ile dikkat becerilerimiz aktifleşir ve zaman yönetimini yapmış oluruz.

via Genç Motto

Aktivasyon Enerjisi (Striatum)

Bir olayın ve işin başlaması için gerekli yüksek tetikleme enerjisidir. Zaten sonrasında işin devamı için küçük enerji yeterli olacaktır. Biz buna aktivasyon enerjisi diyoruz. Striatum’u (beynimizde plan yapan bölge) güzel kullanabilirsek hedeflerimiz bir adım daha yaklaşacağız.

Bir işi yapmamız gerektiğinde yapmamak veya harekete geçmemek, beyinde korku ve stres reseptörlerini tetikler.

İş size tehlikeli görünür. Beyin kendini korur ve size iş için izin vermez.

Jack Dorsey (Twitter X Kurucusu) Haftalık Plan Örneği

Planlama aktivasyon enerjisi için önünüzü görmenizi sağlar. İyi bir planlama ile aktivasyon enerjisini yakalamamıza yardımcı olur.

Planlama Özgüveni Kazandırır.
Planlama Stresi ve İsrafı Azaltır.
Planlama Ümitli Olmayı Sağlar.

Parkinson Yasası

Parkinson Yasası, bir göreve fazla zaman ayırdığımızda yaşadığımız verimsizliği vurgulayan bir ilkedir.

Parkinson yasası der ki; “Her iş kendine ayrılan süre nispetinde uzar”.
Yapmanız gereken işin son tarihi uzaktaysa, beyin kendini korur buna şuan efor sarf etmeyi reddeder.
Bir işi bitirmek duygusal rahatlama sağlar. Uzun işleriniz olduğunda onları bölün ve tek tek bitirin.

via Parkinson Yasası — Pierre Pichère

Bu yasayı uygulamak için yapılacak işleri bölüp hedef adımları ile başlanması gerekir. Her gün için küçük parçaya böldükten sonra her gün yapmamız beklenir. Eğer yapamaz isek gerçekten istemediğimiz bir cezayı kendimize vermemiz işi yapmamız için teşvik eder.

Bir Örnek Verelim

Bu yasayı uygularken kendinize istemediğiniz bir şeyi ceza olarak verirseniz. Daha fazla teşvik edici olabilir 😄

Yapılacak İş: Toplam 300 sayfalık bir okuma yapmak

Kitabın Adı: Bin Dokuz Yüz Seksen Dört (1984) — Yazarı: George Orwell

Her Gün Okunacak Sayfa: 50 — Ceza: Kardeşime bir miktar para🙂

Pomodoro (Ara Vermek)

Aşağıdaki fotoğraftan aslında daha net anlaşılabilir bu teknik verim konusunda size yardımcı olabilir. Yalnız tek kural ile; mola zamanlarınızda sosyal medya veya farklı işlerden uzak durmalısınız. Yürümek, uzanmak beyninizi ve vücudunuz dinlendirmek önemlidir.

via Boğaziçi Üniversitesi

En Etkili Zaman Yönetimi Teknikleri

Basit taktikler (Topladığım Kısa Notlar)

Sabahları en zor ve önemli işlerinizi yapınız. (Verimlilik akşama doğru düşer)
Çalışma sırasında bol bol su içip hidratlamayı kullanın. (Beyin performansı artar)
Ara vererek çalışıp pomodoro tekniğini kullanabiliriz. (Odak artar)
Ara verdiğiniz zaman gerçekten beyninizi ve vücudunuzu dinlendirin. (Dikkat artar)

Meydan Okuma (Yarışa Çağırmak — Korkmamak)

Hedefimize yönelik başkalarının katılması bizi de motive eder. Sınırlarımızı zorlamamıza ve hedefi bitirmek için daha hevesli odaklanmaya olanak verir.

Motivasyon — Eğlence — Zorunluluk Oluşturma gibi artıları vardır. Bunu yapmanın 2 yolu vardır;

Mevcut hedefinize arkadaşlarınızı şahit tutmak.
Arkadaşlarınız ile beraber meydan okuma oluşturmak.

Zaman Yönetiminde Muhteşem 3’lü

Yapılacaklar Listesi (Yararı Kullandıkça Artar)

Önemli veya önemsiz her işe aynı yaklaşmamalıyız. Örneğin listenizde şirket işi, mail kontrolü, 10 sayfa kitap okumak var. Burada en kolay yapılacak iş 10 sayfa kitap olur. Aslında en önemlisi şirket işiydi biz verimli saatimizde daha düşük öncelikli işi yapmış olduk sonuç olarak verimli saatlerimizi çöpe attık.

İşleri Önem Sırasına ve Aciliyetine Göre Sıralamak — Eisenhower Matrisi

via Boğaziçi Üniversitesi

Takvim (Planlamamıza Yardımcı Olur)

Takvime bakarak işlerimize ve son tarihleri görmek önümüzü görmemizi sağlar ve kafamızda neyi ne zaman yapacağımız hakkında fikir oluşur. Son tarihleri hatırlatır beyninize ekstra hatırlama yükünü ortadan kaldırır.

via Google Calendar

Takvimler son tarihleri ve rutinleri girmek için çok verimlidir. Aksamayacak bir düzeniniz yok ise her işi takvime girmek bir işi aksattığınızda tüm planı aksatabilir. Büyük işler ve rutin işleri girmek faydalıdır.

Not Almak (Unutmamızı Engeller)

Aklımıza gelen fikirleri ve genel olarak öğrendiğimiz şeyleri not almak esktra eforu engelleyip beynimizi rahatlatıcaktır. Bu sayede korku ve stresi kontrol altına alabiliriz. Notlarımızı düzgün ve düzenli bir şekilde tutmak ilerde bizi rahatlatıcaktır.

Notlarımızı Tekrarlamak İçin Örnek Program (ANKİ)

Düzenli kaydedilen bilgiler, düzenli takip edilir. Muhteşem 3’lü bize bunu sağlıyor. Aklınızda Bulunsun🙂

Alışkanlık ve Mod Ateşleme

Belli bir rutin oluşturarak modumuzu yükseltip, her gün aynı saatte kalkıp aynı işleri yapmak, beynimizin ve vücudumuzun bizi destekmesine neden olur. Hepsini birden yapmak yerine sıra sıra tekrarlamak gerekir.

via Habits — Garrett Petticrew

Alışkanlık oluşturmak zordur. Başlarda zor gelir ve Süreklilik ister fakat bir kere yapabilirsek kazançlı çıkabiliriz.

Mod Ateşleme

Modumuz iyi olduğunda problem ve sorunlara karşı iyi savaşırız. Çalışmadan önce modumuz düşükse yükseltmek için basit şeyler yapabiliriz.

Derin Nefes Almak: Temiz oksijen, Tam hava alışverişi. Kan akışı dengelenir ve stres azalır.
Su İçmek: Sağlıklı düşünme yaratır ve beyni tazeler. +Mutluluk
Yürüyüş Yapmak: Kan akışı dengelenir, sağlıklı düşündürür.
Özel Ateşleyiciler: Kişiden kişiye değişebilen şeyler. Benim için işimde yükselmek.

Zaman Yönetiminde Düşmanlarımız

Çok Yönlü Çalışma (Multitasking) [Performans Hırsızı]

Tüm işlerimizi bir anda bitirmek isteriz. Bazen aynı anda birden fazla işe çalışırız. Bu aslında büyük bir hatadır. Beynimizin sınırlı bir kaynağı var. Bunu bölersek hata yapma oranımız artacaktır.

Araştırmalara göre bu şekilde çalışanların konsantrasyon bozuklukları ortaya çıkmıştır. Buda beyine zararlı olabilir. Bu her iş için geçerli değildir. Bknz;

Sakız çiğnerken çalışma yapmak. ✅
Mail kontrol ederken aynı anda rapor yazmak ❌

Bildirimler ve Önlemleri (Notifications) [Dikkat ve Odak Dağıtıcı]

Akıllı telefonlar özellikle bunu yapan araçlardır. Örneğin bir mesaj bildirimi veya sosyal medya beğeni bildirimi dikkatimizi hemen almaya birebirdir.

Araştırmalara göre bir bildirimin oluşturduğu dikkat dağınıklığı 15 dakikayı buluyor. Titreşim ile başlayan bildirimin ne olduğunu görene kadar rahatlayamıyoruz. Bu olay bizde stres üretiyor.

Dikkatimizi bozan bildirimleri telefon üzerinden tek tek tespit edip kapatalım. Bazı sohbet gruplarını sessize alalım. Çalışırken odaklanmamız gerekiyor, internetinizi kapatmak bunun geçici olarak bir çözümüdür.

Ölü Vakitleri Doldurmak (Dead Times) [Vakit Hırsızı]

Değerlendirilebilecek boş vakitlerimize ölü vakit diyoruz. Örnek işe gidip gelirken, sosyal medyada öylesine gezdiğimiz vakitler ve sıra beklerken geçen zamanlar ölü vakitlerdir.

Ölü Vakitlerde Yapılacak İşler

Hedefleri, hayalleri ve planları değerlendirmek.
Yapılacaklar listesini veya takvimdeki işlerimizi değerlendirmek, güncellemek.
Fikirlerimizi notlara dökmek bu sayede unutmayı engelliyoruz.
Motivasyon videoları izlemek veya faydalı podcastler dinlemek.
Kitap okumak veya sesli kitap dinlemek.

Her Faydalı Etkinlik Bir Sonrakine Motivasyon Sağlar.

Kararsızlık (Instability) [Saat Yok Eden]

Her karar belirli bir beyin performansı tüketiyor. Bunu hedeflerimize yönelik kullanmalıyız. Kararsız olursak bu eforu boşa harcamış oluruz.

Mesela bugün ne giysem kararsızlığı bazı kaynaklarda saatler ile ifade edilebiliyor. İnsanlar kararsızlığa çok zaman ayırıyor. Saatlerce düşünüyoruz.

Steve Jobs ve Einstein genellikle aynı kıyafetleri giyermiş. 🙂

Final ve Son Taktik Notları

Yapılacak her işe bir son tarih belirle.
Zamanını harcadığın her işi sorgula: “Bu iş bana ileride ne kadar zaman (+para, saygı vb.) kazandıracak?”
Zamanın geçişine hakim olmak için planlama yap.
Planlama yaparken önce her hedefini yaz, ardından hedefleri yapılabilecek kısa vadeli bir işe düşürecek kadar küçült, küçültürken zaman ve kaynağına göre optimum olan yolları seç, planı uygula ve uygularken geri dönüp düzenle.
Bir işe başlamak ek enerji ister bunun farkında ol ve ödül ve motivasyon ile bu enerjiyi elde etmeye destek sağla.
Bir işi yapmalıyım diye düşünmek işten uzaklaştırır bu yüzden o işi ya hemen yapmalı ya da şu gün yapacağım diye planlamalıyız.
En zor işleri sabah erken saatlere ve kolay işleri geç saatlere koy (Beyin enerjisi uyandıktan sonra gitgide azalır).
Her gün aynı saatte uyu ve aynı saatte kalk bu olmuyorsa 90 dakikanın katlarında uyu.
Mümkün olan her gün öğleden sonra 30 dk güç uykusuna yat.
Uyumadan önce mavi, beyaz ışıktan uzak dur ve sıcak olmayan, karanlık yerde uyu.
Her gün en az 3 litre su iç ve su matarası taşı.
Çalışma yaparken 25dk çalış ve 5dk dinlen. Bunu 2 saat uygula ve sonrasında 30dk ara ver.
Aralarda beyni dinlendirecek işler yap. (Yürüyüş, sakin klasik müzik, uzanmak, …)
Ekstra verimlilik için yapılacak işler için başkalarına meydan oku veya meydan okumana onları şahit tut, yapılmazsa cezayı yerine getir.
İşlerin son tarihlerini ve rutinleri takvime gir.
Hedefler için yapılacak işleri gündelik olarak yapılacaklar listesine aktar.
Önemli bilgilerini notlara aktar ve notlarını düzenli tut.
Duygular sebebiyle çalışamadığında o duyguyu anlamaya ve çözüm üretmeye çalış. Genelde gelecek kaygısı sebebiyle korku ve stres oluşturduğu için beynimiz çalışmamıza engel olur. Çalışmamanın daha büyük stres ve korku olduğunu hatırlayarak duygunu kontrol et.
Olaylara olumlu bak ve bardağın dolu tarafını gör.
Gündelik alışkanlıklar oluşturarak her gün çalıştığın vakitlerde modunu yükselt.
Daha geniş ve özgüvenli durarak vücut dilin ile modunu yükselt.
Çok yönlü çalışma yapma, beyin ancak 1 işe odaklanabilir.
Telefon bildirimlerini her zaman kontrol altına al ve çalışırken dikkat dağıtmasına izin verme.
Ulaşımda harcanılan süre gibi ölü geçen vakitlerini faydalı şeylerle doldur.
Kararsızlıktan kaçın ve her gün kararsızlık yaşadığın şeylere önlem al.
80/20 kuralıyla sonuçların %80’inin sebeplerin %20’sinden geldiğini hatırla ve hayatında yaptığın işlerin daha fazla sonuç odaklı olması için %20’liklere odaklan.